L’externalisation consiste à confier à des prestataires externes certaines activités ou fonctions qui ne font pas partie du cœur de métier de l’entreprise. Il s’agit d’une stratégie qui permet aux entreprises de se concentrer sur leurs compétences clés, tout en bénéficiant de l’expertise et de la flexibilité des partenaires externes.
L’externalisation peut concerner différents domaines, tels que la comptabilité, les ressources humaines, le marketing, la logistique, l’informatique ou encore la production. Elle peut prendre différentes formes, selon le degré de contrôle et de responsabilité partagé entre l’entreprise et le prestataire. On distingue ainsi l’externalisation totale, partielle ou sélective.
L’externalisation est une pratique de plus en plus répandue dans le monde des affaires, notamment avec le développement des technologies numériques et de la mondialisation. Selon une étude du cabinet Gartner, le marché mondial de l’externalisation devrait atteindre 413 milliards de dollars en 2021, soit une croissance de 4,5 % par rapport à 2020.
Mais quels sont les avantages de l’externalisation pour les entreprises ? Quels sont les risques et les défis à prendre en compte ? Et comment choisir les bons partenaires d’externalisation ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Sommaire
- Les avantages financiers, opérationnels et stratégiques de l’externalisation
- Les risques, les défis et les pièges à éviter lors de l’externalisation
- Comment identifier et choisir les bons partenaires d’externalisation
- La gestion des contrats, des accords de niveau de service et des relations avec les partenaires d’externalisation
- Les meilleures pratiques pour une externalisation réussie
- Conclusion: Les clés pour tirer le meilleur parti de l’externalisation
Les avantages financiers, opérationnels et stratégiques de l’externalisation
L’externalisation présente de nombreux avantages pour les entreprises qui décident d’y recourir. Voici les principaux :
- Réduire les coûts : L’externalisation permet aux entreprises de réaliser des économies d’échelle, en bénéficiant des tarifs avantageux des prestataires externes, souvent situés dans des pays à faible coût de main-d’œuvre. Elle permet également de réduire les coûts fixes liés aux infrastructures, aux équipements ou au personnel interne. Selon une étude du cabinet Deloitte, 59 % des entreprises qui externalisent le font pour réduire leurs coûts opérationnels.
- Améliorer la qualité : L’externalisation permet aux entreprises de profiter du savoir-faire et de l’expérience des prestataires externes, qui sont spécialisés dans leur domaine d’activité. Elle permet ainsi d’améliorer la qualité des produits ou des services offerts aux clients, en bénéficiant des meilleures pratiques et des innovations du marché. Selon la même étude de Deloitte, 57 % des entreprises qui externalisent le font pour accéder à des compétences ou à des technologies qu’elles n’ont pas en interne.
- Augmenter la flexibilité : L’externalisation permet aux entreprises de s’adapter plus facilement aux fluctuations de la demande ou aux changements du marché. Elle leur offre la possibilité de moduler le volume ou la nature des prestations fournies par les partenaires externes, en fonction de leurs besoins. Elle leur permet également de gagner du temps et de se libérer des contraintes administratives ou réglementaires liées à certaines activités. Selon l’étude de Deloitte, 47 % des entreprises qui externalisent le font pour augmenter leur flexibilité opérationnelle.
- Renforcer la compétitivité : L’externalisation permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier et sur leurs avantages concurrentiels. Elle leur permet ainsi de se différencier sur le marché et d’accroître leur valeur ajoutée. Elle leur permet également d’accéder à de nouveaux marchés ou à de nouvelles opportunités d’affaires, en s’appuyant sur le réseau ou la notoriété des partenaires externes. Selon l’étude de Deloitte, 28 % des entreprises qui externalisent le font pour améliorer leur positionnement stratégique.
Les risques, les défis et les pièges à éviter lors de l’externalisation
L’externalisation n’est pas sans risques ni sans défis pour les entreprises qui y ont recours. Voici les principaux :
- Perdre le contrôle : L’externalisation implique une perte partielle ou totale du contrôle sur les activités ou les fonctions externalisées. Il peut y avoir un risque de dépendance vis-à-vis des prestataires externes, de perte de confidentialité des données ou de propriété intellectuelle, ou encore de non-respect des normes de qualité ou de sécurité. Il est donc essentiel de bien définir les modalités du contrat d’externalisation, les indicateurs de performance et les clauses de réversibilité.
- Perdre la compétence : L’externalisation peut entraîner une perte de compétence interne sur les activités ou les fonctions externalisées. Il peut y avoir un risque de perte de savoir-faire, de motivation ou d’engagement des salariés internes, ou encore de difficulté à recruter ou à former des nouveaux collaborateurs. Il est donc important de maintenir un niveau minimum de compétence interne, de favoriser la communication et la collaboration entre les équipes internes et externes, et de prévoir des plans de formation ou de reconversion.
- Perdre la confiance : L’externalisation peut affecter la confiance des clients, des partenaires ou des parties prenantes vis-à-vis de l’entreprise. Il peut y avoir un risque de détérioration de l’image de marque, de perte de fidélité ou de satisfaction des clients, ou encore de non-conformité aux exigences légales ou éthiques. Il est donc primordial de choisir des prestataires externes qui partagent les mêmes valeurs et la même vision que l’entreprise, et qui respectent les normes sociales et environnementales.
Comment identifier et choisir les bons partenaires d’externalisation
L’externalisation implique de confier une partie ou la totalité de ses activités à des prestataires externes. Il s’agit donc d’une décision stratégique qui nécessite de bien identifier et choisir les partenaires d’externalisation qui répondent aux besoins et aux objectifs de l’entreprise. Voici quelques critères et facteurs clés pour évaluer les partenaires d’externalisation :
- La compétence et l’expertise : il est essentiel de vérifier que les partenaires d’externalisation disposent des compétences et de l’expertise nécessaires pour réaliser les activités externalisées, en respectant les normes de qualité et de sécurité requises. Il faut également s’assurer qu’ils sont capables de s’adapter aux évolutions technologiques et aux besoins spécifiques de l’entreprise.
- La réputation et la fiabilité : il est important de se renseigner sur la réputation et la fiabilité des partenaires d’externalisation, en consultant les avis des clients, les références, les certifications, les garanties, etc. Il faut également vérifier qu’ils respectent les délais, les budgets, les engagements contractuels et les obligations légales.
- La proximité et la communication : il est préférable de choisir des partenaires d’externalisation qui sont proches géographiquement ou culturellement de l’entreprise, afin de faciliter la communication, la coordination et la collaboration. Il faut également s’assurer qu’ils disposent des moyens de communication adéquats (téléphone, e-mail, visioconférence, etc.) et qu’ils sont réactifs et disponibles.
- Le coût et le rapport qualité-prix : il est évident que le coût est un critère important dans le choix des partenaires d’externalisation, mais il ne faut pas se baser uniquement sur le prix. Il faut également prendre en compte le rapport qualité-prix, c’est-à-dire le niveau de service et de performance offert par rapport au coût. Il faut également comparer les offres des différents prestataires et négocier les conditions tarifaires.
La gestion des contrats, des accords de niveau de service et des relations avec les partenaires d’externalisation
Une fois les partenaires d’externalisation choisis, il faut formaliser la relation contractuelle avec eux, en définissant clairement les droits et les obligations de chaque partie. Il faut notamment rédiger un contrat d’externalisation qui précise :
- Le périmètre et la durée de l’externalisation
- Les activités externalisées et les livrables attendus
- Les modalités de paiement et de facturation
- Les responsabilités et les risques liés à l’externalisation
- Les clauses de confidentialité, de propriété intellectuelle et de non-concurrence
- Les modalités de résiliation ou de renouvellement du contrat
En complément du contrat d’externalisation, il est recommandé de mettre en place des accords de niveau de service (SLA) qui définissent les indicateurs clés de performance (KPI) à respecter par les partenaires d’externalisation, ainsi que les pénalités ou les incitations en cas de non-respect ou de dépassement des objectifs. Les SLA permettent ainsi de mesurer la qualité du service rendu par les partenaires d’externalisation et d’évaluer leur satisfaction.
La gestion des relations avec les partenaires d’externalisation ne se limite pas à la signature du contrat et au suivi des SLA. Il faut également instaurer une relation de confiance et de partenariat avec eux, en favorisant le dialogue, la transparence, le feedback, la résolution des problèmes, etc. Il faut également impliquer les partenaires d’externalisation dans la stratégie et la vision de l’entreprise, en leur communiquant les objectifs à long terme, les valeurs, la culture, etc. Il faut enfin veiller à maintenir une bonne coordination entre les équipes internes et externes, en définissant clairement les rôles et les responsabilités de chacun.
Les meilleures pratiques pour une externalisation réussie
L’externalisation peut apporter de nombreux avantages aux entreprises, mais elle peut aussi comporter des risques et des défis. Pour réussir son projet d’externalisation, il faut donc respecter certaines bonnes pratiques, telles que :
- Définir clairement les objectifs et les besoins de l’externalisation, en tenant compte de la stratégie globale de l’entreprise, de ses forces et de ses faiblesses, de ses opportunités et de ses menaces, etc.
- Réaliser une analyse coût-bénéfice de l’externalisation, en évaluant les gains potentiels (réduction des coûts, amélioration de la qualité, accès à des compétences, etc.) et les coûts cachés (perte de contrôle, dépendance, perte de savoir-faire, etc.).
- Choisir les activités à externaliser en fonction de leur valeur ajoutée, de leur complexité, de leur criticité, etc. Il faut éviter d’externaliser les activités stratégiques, différenciantes ou sensibles pour l’entreprise.
- Sélectionner les partenaires d’externalisation en fonction de critères objectifs et transparents, en tenant compte de leur compétence, de leur réputation, de leur proximité, de leur coût, etc.
- Formaliser la relation contractuelle avec les partenaires d’externalisation, en rédigeant un contrat d’externalisation et des SLA qui définissent clairement les droits et les obligations de chaque partie, ainsi que les modalités de suivi et d’évaluation du service rendu.
- Gérer efficacement les relations avec les partenaires d’externalisation, en instaurant une relation de confiance et de partenariat, en favorisant la communication et la collaboration, en impliquant les partenaires dans la stratégie et la vision de l’entreprise, etc.
- Accompagner le changement lié à l’externalisation, en sensibilisant et en formant les équipes internes aux enjeux et aux bénéfices de l’externalisation, en les rassurant sur leur avenir et leur rôle au sein de l’entreprise, en les impliquant dans le processus d’externalisation, etc.
Conclusion: Les clés pour tirer le meilleur parti de l’externalisation
L’externalisation est une stratégie clé pour les entreprises qui veulent se concentrer sur leur cœur de métier, réduire leurs coûts, accéder à des compétences ou des technologies nouvelles, gagner en flexibilité ou en réactivité, etc. Mais pour que l’externalisation soit une réussite, il faut respecter certaines étapes et certaines bonnes pratiques :
- Définir clairement les objectifs et les besoins de l’externalisation
- Réaliser une analyse coût-bénéfice de l’externalisation
- Choisir les activités à externaliser
- Sélectionner les partenaires d’externalisation
- Formaliser la relation contractuelle avec les partenaires d’externalisation
- Gérer efficacement les relations avec les partenaires d’externalisation
- Accompagner le changement lié à l’externalisation
En suivant ces conseils, vous pourrez tirer le meilleur parti de l’externalisation et bénéficier des avantages financiers, opérationnels et stratégiques qu’elle offre.
Ces vidéos sont 100% privées merci de ne pas les partager publiquement